Час рабочего времени сотрудники офисов тратят на дела второстепенного характера. Этот период можно сократить и увеличить продолжительность выполнения основных задач.
Эксперты ГородРабот.ру расскажут, как повысить эффективность рабочего процесса.
Как должен выглядеть рабочий стол
Вот что мешает решению задач:
- Электронная почта. Постарайтесь выделить для просмотра почты определённое время. Пусть это будет 5 минут утром и вечером, если нет писем, которые являются первостепенными в вашей деятельности.
- Уведомления. Отключайте оповещения хотя бы на период выполнения важных задач.
- Наличие вещей личного характера. Если в поле вашего зрения располагаются разные фото и сувениры, напоминающие о семье и второй половине, в этом нет ничего плохого. Но данный фактор заставляет мозг отвлекаться на воспоминания, что снижает продуктивность.
Что и в каком количестве должно присутствовать на рабочем столе
Стол – это своеобразный центр управления. Старайтесь наводить порядок минимум 2 раза в неделю. А при возможности уделяйте этому 5 минут перед уходом, чтобы с утра начать реализовывать планы. Вместо разбора папок и отчётов, которые копились неделю, держите на виду только необходимые вещи: органайзер, ручку, калькулятор.
- Если вы правша, расположите предметы, которыми часто пользуетесь, справа, и наоборот.
- Канцелярии рекомендуется отвести отдельное место в пределах каждого кабинета. За время, пока идёте от стола к шкафу за ручкой или бумагой, мозг выдаст новую идею решения задачи.
- Экран монитора не должен изобиловать стикерами-напоминалками. Это отвлекает. Распределите каждый в порядке важности: от верха к низу. Не более 5–7 с двух сторон. Каждый день удаляйте наклейки с выполненным заданием.
- Постройте систему хранения документов согласно типу работ. Для этого заведите отдельные папки: закупки, контрагенты, поставки, договоры.
- Так же систематизируйте рабочий стол компьютера.
- Мусорное ведро расположите ближе к столу, чтоб не вставать каждый раз, когда нужно выбросить предмет.
Профессиональный подход к нижеперечисленным аспектам даст максимальную работоспособность, обеспечит порядок в офисе, бумажных носителях и электронных файлах.
Налаживание самоорганизации в вопросе правильного распределения предметов и временных ресурсов обеспечит опытному сотруднику карьерный рост и уважение начальства и коллег.